Les clés pour gérer efficacement ses documents en entreprise
pour entrepreneurs(es), dirigeants et salariés de TPE, créateurs d'entreprise, personnes en recherche d'emploi dans l'administratif
Durée : 2 journées de 9h à 17h15
Lieu : Aix-en-Provence – Attention places limitées
Objectifs
Aujourd’hui, nous devons gérer des documents papier, des documents numériques transmis par mail, d’autres à télécharger sur le site de fournisseur, sans compter tous les documents que nous créons en entreprise.
La gestion de ces documents va être primordiale pour gérer efficacement une entreprise. En effet, cela va vous permettre de gagner du temps, d’éviter les prises de tête et surtout les risques liés à leurs pertes.
Grâce à cette formation, vous allez pouvoir :
- Identifier les faiblesses de son système documentaire
- Élaborer et mettre en œuvre les outils adaptés de la gestion documentaire
- Élaborer un plan de classement efficace pour les documents papier et numérique
- Connaître les obligations pour l’entreprise en matière de conservation des documents
- Connaître le cycle de vie d’un document
- Savoir catégoriser, classer et stocker les documents en faveur du développement de l’entreprise sur le long terme
- Connaître les conséquences en cas de perte de document et apprendre à limiter les risques
- Savoir comment sécuriser les documents de l’entreprise
- Savoir élaborer et modéliser une procédure de gestion documentaire
- Connaître les différents supports de stockages papier et numérique et leur fonction
- Définir les freins et les solutions dans la mise en place d’un système de gestion documentaire
- Apprendre des techniques de dépassement de freins, blocages et projections négatives tournés vers la gestion documentaire
- Gagner en efficacité et productivité : augmenter ses performances organisationnelles et opérationnelles
Les bénéfices :
Ces journées de formation pratique vont vous permettre d’apprendre des techniques et des méthodes simples et efficaces pour le classement et l’archivage de vos documents.
Cette formation inclut la personnalisation des techniques par rapport à votre activité grâce à des conseils pratiques et des exercices permettant leur mise en place.
Vous bénéficierez de fiches outils pour que vous puissiez avoir des rappels sur les éléments essentiels à votre gestion des documents (liste de cycle de vie des documents, process de hiérarchisation, de nommage, d’archivage…)
Des réponses personnalisées par rapport à vos questionnements concernant les étapes de classement, ainsi que des échanges concernant vos ressentis face à ce type de travail pour que vous puissiez utiliser ce nouveau savoir facilement.
A qui ça s’adresse ?
Cette formation s’adresse aux entrepreneurs indépendants, dirigeants et salariés de TPE, créateurs, repreneurs qui veulent améliorer leur organisation, gagner en efficacité et en productivité. Et pour toute personne (salarié ou en recherche d’emploi) ayant, ou souhaitant, se perfectionner en gestion administrative.
Formation finançable à 100%
par les OPCO et pôle emploi
Vous souhaitez plus d'informations !
Réservez un rendez-vous téléphonique de 15 min ! Je serai ravie de vous informer sur cette formation et les procédures de prise en charge.
Quel est le programme ?
La formation se réalise en 2 journées :
Définition d'une gestion documentaire efficace
Quels sont les différents objectifs de l’optimisation de la gestion des documents ? Quels sont les défis à relever et leurs conséquences ?
Les différents documents en entreprise
Quelles sont les différentes catégories de documents ? Quelles sont leurs spécificités ?
Les raisons, les durées et les formats de conservation des documents
Quelles sont les obligations en matière de conservation des documents ? Qu’est-ce que la durée légale de conservation ? Pourquoi conserver les documents ?
Les règles de sauvegarde des documents papier et numérique
Quels sont les différents modes de conservation ? Original, copie ou copie fiable. Quelles sont les différentes signatures électroniques ? A quoi servent-elles ?
Quelles sont les différentes solutions de stockage papier et numérique ? Quels sont leurs avantages et leurs inconvénients ?
Les procédures de traitement des documents
Comment élaborer une procédure ? Quelle procédure mettre en place pour optimiser sa gestion documentaire en général ? Quelle procédure efficace mettre en place pour la gestion des justificatifs comptables ?
Les méthodes et outils de classement
Quelles sont les règles et logiques à respecter en fonction du type de document et de sa fonction ?
Quelles sont les bonnes pratiques de nommage et d’indexation ? Comment élaborer une arborescence des documents papier et numérique ?
Comment dépasser les freins à la mise en place d'une gestion documentaire
Quels sont les freins matériels, organisationnels et émotionnels ? Quelles solutions mettre en place pour les dépasser ?
Vous souhaitez plus d'informations !
Réservez un rendez-vous téléphonique de 15 min ! Je serai ravie de vous informer sur cette formation et les procédures de prise en charge.
Les points forts de la formation
Cette formation a été créée spécialement pour la gestion documentaire de petite structure :
- Proche de la réalité et fournie d’exercices pratiques personnalisés à chaque étape, cela vous permettra de transposer l’apprentissage à la situation personnelle de travail,
- Des quizz en ligne pour évaluer vos acquis de manière ludique et rapide
- Des échanges à chaque étape pour s’assurer de la compréhension de tous les éléments de la formation
- Des fiches de synthèse des points essentiels de la formation pour garder avec soi tous les éléments clés
- Des démonstrations réelles du résultat des méthodes données durant la formation pour visualiser les avantages
- Des astuces de mise en place accessibles à tous
- En bonus : cette formation peut être transposée pour vos documents personnels
Prérequis : Aucun niveau de connaissance en organisation n’est requis.
Inclus dans la formation : Petit déjeuner, café / thé
Durée : 2 jours de 9h à 17h15 (14 heures de formation)
Lieu : Aix-en-Provence (Lieu défini en fonction du nombre d’inscrits)
Tarif : 1700 € / personne finançable à 100% par les OPCO et pôle emploi
Attention : places limitées à 10 personnes par session
Ca m’intéresse !
Août
Date : 31 Août et 1 septembre 2023
Horaires : 9h – 17h15
Lieu : Aix-en-Provence (à définir en fonction du nombre d’inscrits)
Septembre
Date : 21 et 22 septembre 2023
Horaires : 9h – 17h15
Lieu : Aix-en-Provence (à définir en fonction du nombre d’inscrits)
Octobre
Date : 16 et 17 octobre 2023
Horaires : 9h – 17h15
Lieu : Aix-en-Provence (à définir en fonction du nombre d’inscrits)
Novembre
Date : 16 et 17 novembre 2023
Horaires : 9h – 17h15
Lieu : Aix-en-Provence (à définir en fonction du nombre d’inscrits)
Tarif par personne :
1700 € finançable à 100% par les OPCO et Pôle Emploi
Pour information : Le délai courant d’acceptation des dossiers par l’OPCO et Pôle emploi pouvant aller jusqu’à un mois et demi, si une date vous convient n’hésitez pas à lancer la démarche rapidement pour être sûr(e) de pouvoir réaliser la formation à la date souhaitée sans contrainte.
Vous souhaitez avoir plus d’informations ou vous inscrire :
Vous souhaitez d’autres dates ?
Prenez un rendez-vous téléphonique gratuit pour voir ce que je peux faire pour vous.
Informations supplémentaires sur les modalités de la formation
Les modalités techniques, pédagogiques et d'encadrement
Formation en présentiel : En groupe (inter-entreprise ou intra-entreprise), en journée
Moyens et supports pédagogiques :
- Apports didactiques pour apporter des connaissances communes
- Mise en situation de réflexion sur le thème de la formation et des cas concrets
- Méthodologie d’apprentissage interactive et participative
- Équilibre théorie / pratique : 60% / 40%
- Supports de cours fournis au format papier et/ou numérique
- Ressources documentaires mises à disposition par le formateur
- Les stagiaires seront accueillis selon leurs nombres dans une salle de formation d’un partenaire équipée à minima d’un tableau blanc ou paperboard et d’un écran ou d’un projecteur
- Les stagiaires peuvent venir avec leurs ordinateurs portables le 2ème jour ou avec des documents propres à leur entreprise s’il le souhaite, mais sans nécessité
- Les stagiaires auront besoin d’un cahier / bloc-notes ou feuilles, ainsi que d’un stylo (non fournis)
Les modalités d'évaluation des connaissances
En amont de la formation : Recueil des besoins : attentes, profil, formation / Auto-positionnement des stagiaires pour mesurer le niveau de départ
Tout au long de la formation : Évaluation continue des acquis via des questions orales, exercices, quizz, et mise en situation
À la fin de la formation : Auto-positionnement des stagiaires afin de mesurer l’acquisition des compétences / Évaluation du formateur des compétences acquises par les stagiaires
Les modalités d'évaluation de l'appréciation des participants
Un questionnaire de satisfaction est remis à chaque participant en fin de formation / questionnaire de satisfaction à froid (3mois après) pour évaluer les apports réels de la formation et sa mise en application au quotidien.
Accessibilité personnes en situation de handicap
Me contacter en cas de besoin afin d’étudier les adaptations possibles. Cette formation est accessible aux personnes en situation de handicap.