Formation GED/SAE sous SharePoint
pour TPE / PME en projet de digitalisation des documents
Durée : 3 journées de 9h à 17h15
Lieu : En inter ou intra entreprise PACA ou à Aix-en Provence – 8 participants maximum
Objectifs
La digitalisation des documents fait partie des étapes normales d’évolution d’une entreprise en pleine croissance ou mature. Il est impossible d’y échapper ! Seulement, les TPE / PME se font souvent avoir quant à la mise en place d’un tel projet en interne sans formation ou accompagnement.
En effet, la gestion documentaire est tout un art et pour le maitriser quelques bases de connaissances sont à savoir en amont si possible.
Grâce à cette formation, vous allez pouvoir :
- Connaitre les enjeux et les risques d’une mauvaise gestion documentaire
- Connaitre les étapes et les prérequis de mise en place d’une GED : bonnes pratiques, cadre juridique
- Définir ses besoins et créer sa feuille de route, son cahier des charges.
Les bénéfices :
Ces journées de formation pratiques vont vous permettre d’avoir les connaissances essentielles à la mise en place d’une GED efficace dans votre entreprise.
Cette formation inclut la personnalisation des techniques par rapport à votre activité grâce à des conseils pratiques et des exercices permettant leur mise en place.
Vous bénéficierez de fiches outils pour que vous puissiez avoir des rappels sur les éléments essentiels à votre gestion des documents (liste de cycle de vie des documents, process de hiérarchisation, de nommage, d’archivage…)
Des réponses personnalisées par rapport à vos questionnements concernant l’élaboration de la feuille de route pour que vous puissiez utiliser ce nouveau savoir facilement.
Vous souhaitez plus d'informations !
Réservez un rendez-vous téléphonique de 15 min ! Je serai ravie de vous informer sur cette formation et les procédures de prise en charge.
A qui ça s’adresse ?
Cette formation s’adresse aux dirigeants d’entreprise, responsable SI, assistante de direction, CODIR, collaborateurs projet GED dans l’entreprise.
Formation finançable à 100%
par les OPCO
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Le Programme
Cette formation se compose de trois modules et permet au TPE/PME de comprendre tous les aspects d’une digitalisation des documents au sein de l’entreprise pour réaliser en toute conscience et efficacité une refonte de leur système GED (gestion électronique de documents) sous SharePoint ou système équivalent.
PRESENTATION VIDEO AVANT FORMATION
Une gestion documentaire efficace
- Les enjeux et les objectifs
- Les causes et conséquences d’une mauvaise gestion documentaire
- Les problématiques
- Les solutions et prérequis
MODULE 1 - LE CADRE JURIDIQUE DE LA GED
Les différents documents en entreprise et leur conservation
- Les documents généraux et spécifiques métiers
- Les documents à valeur probante
- La conservation des documents et leur cycle de vie (GED ou SAE)
- Les durées légales de conservation et leurs buts
Les règles de sauvegarde des documents papier et numérique
- Les modes de conservation : original ou copie ?
- La copie fiable
- Les signatures : manuscrites, scannées ou électroniques
- Les solutions de stockage papier et numérique (outils GED)
- Le matériel nécessaire à la numérisation des documents
MODULE 2 - LES BONNES PRATIQUES
Les règles de sécurisation des données
- Les notions à connaitre
- La gestion des accès et les partages de documents
Les méthodes de classement numérique
- Les bonnes pratiques de nommage
- Les méthodes d’indexation et leur but
- Les règles et types de classement
- L’arborescence de classement avec matrice de gestion des accès
- Glossaire de nommage
- Astuces et bonnes pratiques générales
MODULE 3 - AUDIT & FEUILLE DE ROUTE
Analyse de l’existant
- Méthode d’analyse (audit interne)
- Bilan des besoins et des solutions
- Définition de la stratégies de l’entreprise
Elaboration feuille de route (cahier des charges)
- Les éléments d’une feuille de route
- La planification : les outils et supports
Formation Intra-entreprise
Le format intra-entreprise permet une personnalisation de la formation : Les modules peuvent être espacés et complétés par des ateliers opérationnels avec l’option Parcours GED.
Les points forts de la formation
Cette formation a été créée spécialement pour la gestion documentaire avec une solution GED de type SharePoint, serveur NAS ou système équivalent suivant une hiérarchie de classement standard :
- Proche de la réalité et fournie d’exercices pratiques personnalisés à chaque étape, cela vous permettra de transposer l’apprentissage à la situation personnelle de travail,
- Des quizz en ligne pour évaluer vos acquis de manière ludique et rapide
- Des échanges à chaque étape pour s’assurer de la compréhension de tous les éléments de la formation
- Des fiches de synthèse des points essentiels de la formation pour garder avec soi tous les éléments clés
- Des démonstrations réelles du résultat des méthodes données durant la formation pour visualiser les avantages
- Des astuces de mise en place accessibles à tous
- En bonus : cette formation peut être personnalisée totalement pour une intervention en intra
Prérequis : Avoir une vue d’ensemble des documents de l’entreprise.
Inclus dans la formation inter-entreprise : Petit déjeuner, café / thé
Durée : 3 jours de 9h à 17h15 (21 heures de formation)
Lieu : Aix-en-Provence (Lieu défini en fonction du nombre d’inscrits)
Tarif inter-entreprise : 1600 € / personne finançable par les OPCO
Tarif intra-entreprise : à partir de 2400 € / groupe (8 personnes maximum)
Attention : places limitées à 8 personnes par session
En intra : Les modules peuvent être espacés et complétés par de ateliers opérationnels
Date de la prochaine session
inter-entreprise
Décembre
Date : Du 02 au 04 décembre 2024
Horaires : 9h – 17h15
Lieu : Aix-en-Provence (à définir en fonction du nombre d’inscrits)
Les Financements Possibles
1600 € finançable à 100% par les OPCO
Pour tout financement direct, une remise de 10% sera accordée.
Pour information : Le délai courant d’acceptation des dossiers par l’OPCO pouvant aller jusqu’à un mois et demi, si une date vous convient n’hésitez pas à lancer la démarche rapidement pour être sûr(e) de pouvoir réaliser la formation à la date souhaitée sans contrainte.
Vous souhaitez avoir plus d’informations ou vous inscrire :
Informations supplémentaires sur les modalités de la formation
Les modalités techniques, pédagogiques et d'encadrement
Formation en présentiel : En groupe (inter-entreprise ou intra-entreprise), en journée
Moyens et supports pédagogiques :
- Apports didactiques pour apporter des connaissances communes
- Mise en situation de réflexion sur le thème de la formation et des cas concrets
- Méthodologie d’apprentissage interactive et participative
- Équilibre théorie / pratique : 60% / 40%
- Supports de cours fournis au format papier et/ou numérique
- Ressources documentaires mises à disposition par le formateur
- Les stagiaires seront accueillis selon leurs nombres dans une salle de formation d’un partenaire équipée à minima d’un tableau blanc ou paperboard et d’un écran ou d’un projecteur
- Les stagiaires peuvent venir avec leurs ordinateurs portables le 2ème jour ou avec des documents propres à leur entreprise s’il le souhaite, mais sans nécessité
- Les stagiaires auront besoin d’un cahier / bloc-notes ou feuilles, ainsi que d’un stylo (non fournis)
Les modalités d'évaluation des connaissances
En amont de la formation : Recueil des besoins : attentes, profil, formation / Auto-positionnement des stagiaires pour mesurer le niveau de départ
Tout au long de la formation : Évaluation continue des acquis via des questions orales, exercices, quizz, et mise en situation
À la fin de la formation : Auto-positionnement des stagiaires afin de mesurer l’acquisition des compétences / Évaluation du formateur des compétences acquises par les stagiaires
Les modalités d'évaluation de l'appréciation des participants
Un questionnaire de satisfaction est remis à chaque participant en fin de formation / questionnaire de satisfaction à froid (3mois après) pour évaluer les apports réels de la formation et sa mise en application au quotidien.
Accessibilité personnes en situation de handicap
Me contacter en cas de besoin afin d’étudier les adaptations possibles. Cette formation est accessible aux personnes en situation de handicap.
Le Parcours GED / SAE
L’option accompagnement
Objectif
Ce parcours complète la formation initiale GED/SAE pour avoir un accompagnement pas à pas pour votre projet de dématérialisation.
Cela vous permettra :
- Maitriser les fondamentaux d’une mise en place d’une GED en entreprise
- Définir la stratégie de votre entreprise
- S’approprier les méthodes et outils pour adapter votre projet de digitalisation
Le Programme
Ce parcours se compose des trois modules de la formation initiale ainsi que de 4 types d’ateliers. Le parcours est personnalisable à souhait en fonction de la structure de votre entreprise, du nombre de collaborateurs à intégrer au parcours et du temps que vous souhaitez accorder au projet.
MODULE 1 – Le cadre juridique de la GED/SAE
MODULE 2 – Les bonnes pratiques GED
MODULE 3 – Audit & feuille de route
ATELIER 1 – Définir sa stratégie de conservation.
- Cycle de vie de ses documents
- Choix du ou des supports de stockage et outils à utiliser pour répondre aux exigences de l’entreprise
ATELIER 2 – Définir sa feuille de route
- Audit & plan d’action
- Planification
ATELIER 3 – Élaborer son arborescence
- Analyse de l’existant.
- Modelage de l’arborescence
- Matrice de gestion des accès
ATELIER 4 – Élaborer son glossaire de nommage
- Analyse des nommages existants
- Modelage du glossaire
Organisation
MODULE 1, 2 et 3
Durée : 1 jour (7h00) / module
Prix : 800 € HT le module / groupe de 8 personnes maximum
ATELIER 1 et 2
Dédiés au dirigeants et responsables projet GED
Durée : 1 demi journée (3h30) par atelier
Prix : 400 € HT l’atelier / groupe de 8 personnes maximum
ATELIER 3 et 4
Dédiés aux responsables de service
Durée : 2 demi-journées par responsable (7h00)
Prix : 800 € HT par atelier
Parcours sur mesure et personnalisable sur devis
Vous souhaitez plus d’informations ?
Une seule interlocutrice : Cinderella GUERRIER